Cada vez menos, estamos imprimindo arquivos e documentos no dia a dia. Isso se deve, em grande parte, a uma maior inserção da tecnologia em nossa rotina e também à mudança de hábitos. Nas empresas, principalmente na área da saúde, temos percebido o quanto os arquivos digitais são mais seguros e eficientes. Porém, algumas clínicas ainda têm dúvidas sobre como reduzir o uso de papel na prática.

De fato, essa não é uma missão simples, uma vez que requer uma revisão dos processos e a adoção de ferramentas que permitam a gestão dos documentos em ambiente virtual. Para ajudá-lo nessa transição, separamos quatro maneiras de como reduzir o uso de papel na sua clínica médica. Boa leitura!

1. Avalie os processos internos

O primeiro passo é conhecer o funcionamento da sua clínica e avaliar todos os processos que podem ser refeitos. Isso porque o uso de papel sempre foi tão comum, que, muitas vezes, alguns hábitos podem passar despercebidos. Assim, é fundamental entender onde é gasto mais papel para, depois, propor alguma mudança.

Um bom exemplo é o uso de agendas físicas para a marcação de consultas, os diversos lembretes e outras anotações de rascunho, além dos prontuários e receituários que são impressos. No caso desses últimos, se houver qualquer erro, é necessário reimprimir, o que demanda ainda mais papel.

2. Digitalize todos os documentos

O processo de digitalização não é simples, mas é uma das maneiras mais efetivas para reduzir o uso de papel. Dessa forma, é necessário digitalizar todos os arquivos já impressos, alterando os processos para que os próximos já sejam salvos em ambiente digital. Os arquivos podem ser salvos em softwares em nuvem, que são mais seguros e evitam a necessidade de servidores locais.

No entanto, a digitalização não consiste apenas em uma alteração na forma de armazenar os arquivos. Afinal, muitos papéis que são usados no cotidiano podem ser substituídos por ferramentas digitais, como é o caso de blocos de anotações, agendas e calendários.

3. Conscientize a equipe da clínica

De nada adianta tentar implementar novas ferramentas e hábitos e revisar processos sem a colaboração de toda a equipe. Por isso, é preciso conscientizar os funcionários da clínica, explicando a importância de reduzir o uso de papel e de poupar recursos.

Para tanto, podem ser feitos treinamentos, principalmente em relação ao uso de softwares e de outras ferramentas digitais. Todos devem estar conscientes sobre a sua atuação nessa mudança e ser incentivados a economizar papel.

4. Adote um software de gestão

Sem dúvida, a medida mais eficiente para reduzir o uso de papel é adotar um software de gestão. Por meio da ferramenta, é possível realizar inúmeros processos, sem a necessidade de fazer impressões. As informações são compartilhadas de um setor para o outro totalmente digitalizadas.

Pelo sistema, também é possível salvar os dados dos pacientes, com o registro do prontuário eletrônico e do histórico de atendimentos. O próprio faturamento e outras tarefas administrativas podem ser otimizados. Tudo isso com segurança, praticidade e muita economia, pois o software opera em nuvem.

Essas são apenas algumas maneiras de como reduzir o uso de papel no dia a dia. O fato é que elas são apenas o começo, pois a tendência é de que haja uma revisão total de processos que leve a uma maior eficiência e a uma redução de custos na sua clínica. Assim, você poderá se dedicar melhor a seus pacientes e à melhoria na qualidade do atendimento.

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