Quando você decide abrir um consultório, é provável que não esteja muito preparado para diversas tarefas relacionadas à administração. Por mais que, às vezes, tudo pareça correr como deveria, sempre existe algo a ser melhorado. É o caso da gestão de pacientes, fundamental para o bom funcionamento de todos os processos da clínica.

Fazer o controle adequado do atendimento aos pacientes não depende apenas de bons profissionais de apoio, como secretárias e recepcionistas. Como médico, você é o principal responsável pela eficiência do seu consultório.

Veja algumas dicas básicas de como organizar a sua rotina:

Seja pontual

Não adianta cobrar pontualidade dos colaboradores se quem vai realizar a consulta chega atrasado. Se acontece algum imprevisto, é compreensível perder a hora, mas isso não deve ser rotina.

Programe-se para chegar, pelo menos, meia hora antes da primeira consulta. Esse tempo é suficiente para se organizar, dar bom dia para todos ou apenas tomar um café. Deixar os pacientes esperando é desagradável e pode comprometer o atendimento dos próximos.

Organize a agenda

Além de chegar cedo, a sua programação precisa estar bem feita. É comum que os médicos conciliem o atendimento no consultório e em hospitais e clínicas. Por isso, cuide bem para que um compromisso não interfira no outro.

Conte com os assistentes para ajudar, mas não dependa totalmente deles para organizar a sua agenda.

Evite intervalos

A procrastinação é uma grande inimiga da eficiência. Assim, entre uma consulta e outra, não perca o foco com conversas, redes sociais ou outras coisas desnecessárias ou fora de hora. Elas só servem para tomar o seu tempo e atrapalhar o atendimento dos pacientes.

Se, eventualmente, surgir um intervalo maior depois de uma consulta e não puder adiantar a próxima, tente se concentrar em atividades da gestão do consultório.

Remarque consultas

Parece bobo, mas se você não conseguir atender um paciente no horário marcado, é melhor avisá-lo com antecedência. Deixá-lo esperando, além de desagradável, pode fazer com que ele não volte para novas consultas.

Peça a um colaborador para ligar e explicar o motivo, já marcando um novo dia. Se possível, ofereça desconto, condição especial de pagamento ou qualquer outro benefício.

Centralize a gestão

Como você também precisa administrar outros aspectos do consultório, e não só os pacientes, conte com ferramentas que ajudem a otimizar e centralizar a gestão.

As finanças, o controle de colaboradores e de estoques, o agendamento e o cancelamento de consultas, bem como o histórico completo de cada paciente, podem ser feitos em um software. Ele facilita a realização dessas tarefas, podendo ser acessado de qualquer lugar ou dispositivo.

Enfim, fazer uma gestão de pacientes eficiente depende de muito foco, organização e, principalmente, do entendimento de que as necessidades deles sempre vêm em primeiro lugar. É importante destacar que pacientes satisfeitos retornam para novas consultas e recomendam os profissionais.

Organizar o atendimento aos pacientes é só uma das formas de melhorar os processos na sua clínica ou consultório. Baixe o e-book e aprenda todos os segredos para otimizar a gestão da sua clínica!