A porta de entrada de qualquer consultório é o ponto de acesso para a primeira impressão que o paciente terá do local. Então, como a primeira impressão é a que fica, nada mais justo do que oferecer a melhor, que deve começar pela recepcionista de consultório.

Ela deve ser uma excelente profissional, devidamente capacitada para atender pacientes e/ou seus respectivos acompanhantes. Assim, não estamos nos referindo a alguém que apenas lida com pessoas que chegam ao local pedindo uma informação, mas com seres humanos inseguros e fragilizados devido a situações do momento.

Qual a importância dessa profissional para o seu consultório?

Aqueles que não dão a devida importância à recepcionista de consultório podem estar cometendo um erro grave e perdendo pacientes por conta disso. Para entender melhor sua função, coloque-se no lugar do paciente agora.

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Suponhamos que você acaba de chegar ao consultório, está sentindo dor, e a primeira funcionária com a qual tem contato não olha sequer nos seus olhos nem ouve a sua queixa com a merecida atenção. Logo, você só ficaria ali se a situação fosse realmente urgente, do contrário (o que ocorre em quase todos os casos), daria meia-volta e procuraria um local que o atendesse melhor.

Assim, grande parte da satisfação do paciente depende dessa profissional e, especificamente, desse momento do atendimento. Por conta disso, é necessário investir na recepcionista, proporcionar-lhe treinamentos, criar e lapidar habilidades imprescindíveis a esse cargo.

Quais habilidades a recepcionista de consultório deve ter?

1. Saber lidar com as pessoas

O ser humano é bastante complexo, e saber lidar com as pessoas, especialmente em uma situação de vulnerabilidade, exige certas habilidades. Por esse motivo, a recepcionista deve contornar diversas situações constrangedoras, como, por exemplo, lidar com um paciente mais exaltado que não quer aguardar para ser atendido.

Além disso, ela precisa ser prestativa com todos, oferecer café ou água no momento certo, tranquilizar o paciente, caso ele precise esperar mais um pouco, entre outras situações.

2. Ter capacidade de resolver problemas

Muitos problemas internos ou externos chegam ao balcão da recepção, e a recepcionista precisa saber o que fazer em relação a eles. Para isso, é necessário conhecer um pouco do perfil dos principais pacientes, dos fornecedores e também da equipe, visto que isso ajuda na hora de dar opções ou soluções que sejam mais fáceis de serem aceitas pela maioria.

3. Conseguir se comunicar de forma clara

Muitos problemas podem ser evitados por meio de uma comunicação clara e objetiva. Portanto, é essencial que a recepcionista se certifique de que o paciente entendeu tudo da forma correta. Se possível, ela deve anotar boa parte das informações em um papel ou enviá-las por meio eletrônico, utilizando mensagens de texto ou e-mail para lembrar de uma consulta, por exemplo.

A recepcionista deve ser cautelosa e ouvir as dúvidas dos pacientes. Além de deixá-los mais tranquilos, ela pode coletar informações importantes para a consulta.

4. Ser organizada

Trabalhar em um local desorganizado traz sérios prejuízos, especialmente para quem trabalha em setores com grande fluxo de pessoas, como na recepção. Desse modo, a organização é imprescindível para o bom andamento de toda a equipe. Logo, guardar todos os documentos em pastas identificadas ou mesmo digitalizá-los para economizar espaço e tê-los à mão de forma mais rápida também são boas estratégias.

Portanto, na hora de contratar alguém para ser recepcionista de consultório, é bom ter bastante atenção e informar alguns requisitos que são essenciais para o trabalho, a fim de que essa pessoa se encaixe no perfil.

As habilidades mencionadas neste post são muito importantes para quem trabalha na recepção, e não dar a devida atenção à função de recepcionista de consultório é um erro que pode deixar o seu estabelecimento vazio. Diante disso, aproveite para ver os 5 erros de atendimento que também podem ter essa consequência.