Automação de processos, gestão de processos ou gestão de documentos são técnicas que unem a tecnologia, sistemas e dados, controlando e monitorando os fluxos de trabalho e documentos de uma empresa, em tempo real, de forma automatizada.

Esses processos permitem mais agilidade e otimização do tempo dos funcionários, aumentando o controle sobre despesas e lucros e oferecendo um serviço com mais qualidade aos clientes.

Apesar de novo, o processo de gestão automatizada de documentos pode ser aplicado em várias áreas de uma empresa, inclusive em um hospital ou clínica, agilizando o atendimento a pacientes e tornando as consultas mais eficientes, com acesso rápido ao histórico, dentre outras informações.

Vamos falar mais sobre os pontos que devem ser seguidos para implantar tais processos em sua clínica.

Como digitalizar exames clínicos e documentos

Para começar a utilizar sistemas de gestão de documentos e automação é necessário que certos passos sejam cumpridos, visando uma implantação com sucesso.

Leia também: Como tornar a gestão de exames e diagnóstico mais eficientes

Mantenha-se organizado

A organização é importante em qualquer empresa, com a utilização ou não de processos automatizados. Todos os prontuários, exames e dados que serão digitalizados devem estar catalogados e separados corretamente, para facilitar sua transição aos novos sistemas.

Procure ferramentas adequadas

​Existem sistemas diversos que realizam funções específicas, de maneira ágil e rápida. Seja para a disponibilização de exames na nuvem ou acesso eletrônico de prontuários, escolha a ferramenta certa para cada tipo de função, visando tornar a gestão de exames e diagnósticos mais eficiente.

Terceirize o processo

​A implantação de processos de gestão de documentos é complexa e detalhada, apesar de as ferramentas serem de fácil manejo. Escolha uma empresa de tecnologia confiável, que tire suas dúvidas e sugira as melhores estratégias para o seu negócio.

Principais benefícios da gestão de documentos

Citaremos os principais benefícios da automatização de processos no planejamento e funcionamento de uma clínica ou hospital.

Atendimento aos pacientes

Hospitais e clínicas inteligentes, que automatizam seus processos desde a marcação de consultas, passando pelos resultados de exames, procedimentos cirúrgicos, até a alta hospitalar, são mais eficientes. Tais processos evitam problemas técnicos, aumentam a confiabilidade e qualidade do serviço prestado, além de diminuírem até a incidência de falha médica.

Economia de tempo

Com a automação de processos, otimiza-se o tempo antes gasto com tarefas repetitivas, como arquivamento e organização de arquivos, manutenção e calibragem de equipamentos, além de prever, antecipadamente, possíveis erros, aumentando a produtividade e diminuindo a refração do trabalho.

Economia de mão de obra

​Com menos pessoal envolvido em tarefas de gestão, é possível total concentração nas necessidades do paciente e em tarefas que dependem da intervenção humana, conferindo um tratamento mais humanizado e maior eficiência da mão de obra contratada.

Controle dos gastos

Com processos automatizados, é possível saber onde e como estão sendo gastos os recursos e materiais, evitando o desperdício e possibilitando uma reestruturação de custos, caso se mostre necessária.

A tecnologia a serviço da saúde

Existem vários softwares que realizam tarefas automatizadas no mercado, desde a marcação de consultas à gestão de documentos, como exames e laudos. Elas foram pensadas para melhorar o atendimento aos pacientes e aumentar a eficiência dos profissionais de saúde. Por isso, é muito importante procurar ajuda profissional para saber quais ferramentas são mais úteis para o perfil de uma clínica ou hospital.

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