Agendamento e cancelamento de consultas são indicadores de produtividade dentro de uma instituição de saúde. Enquanto uma ferramenta mensura o nível de demanda pelas consultas, a outra avalia a taxa de não comparecimento.

Esses índices analisam a situação do serviço, na medida em que traçam um perfil da produtividade e de perdas inerentes aos processos organizacionais e assistenciais de uma empresa. Sendo assim, o gestor deve ficar atento a esses parâmetros para elevar o nível de assistência e garantir sustentabilidade da empresa.

Quer entender por que é importante acompanhar essas variáveis para a gestão de clínicas? Então, fique por aqui e acompanhe nosso post!

Indicadores de agendamento: causas frequentes

O levantamento mensal do número de agendamentos, dos dias da semana de maior movimento e do profissional de saúde mais requisitado são fatores positivos dentro de uma clínica. Ao mesmo tempo, refletem a falta de padronização na assistência médica prestada.

Esse fato é consequência das preferências pessoais dos pacientes por determinados médicos, o que pode sobrecarregar alguns dias da semana e deixar buracos em outras datas. Isso pode se refletir em pouco aproveitamento dos horários disponíveis.

A partir desse contexto, os gestores devem avaliar o tipo de assistência prestada, ampliar o horário de marcação de consultas ou remanejar os profissionais clínicos, conforme o horário disponível.

Outras estratégias incluem:

• enviar lembretes sobre o horário da consulta via aplicativos no telefone celular, no e-mail ou por ligação telefônica;
• planejar atividades para diminuir a discrepância entre as condutas terapêuticas;
• investir em um sistema informatizado para controle do agendamento.

Também é importante atuar na marcação de consultas e orientar os colaboradores da recepção no sentido de oferecerem opções com profissionais com o mesmo nível de qualidade, porém em outra data. Essa situação tende a distribuir racionalmente a agenda de marcação de consultas.

Outra ferramenta muito demandada nos dias de hoje é adequar os meios tecnológicos ao perfil do cliente, considerando as limitações e complexidades daqueles que já estão na terceira idade e as implicações dessa situação.

Agendamento de consultas: como melhorar esse processo

É importante conscientizar o paciente sobre a padronização de condutas para dar continuidade ao atendimento, mesmo na ausência do profissional que realizou a primeira consulta. Nesse caso, as técnicas de humanização do paciente, quando bem aplicadas, podem garantir um retorno ao consultório e aumentar a produtividade dos serviços clínicos oferecidos.

Os indicadores de agendamento mostram, de forma indireta, uma estimativa de receita, na medida em que fornecem dados sobre o número de consultas, percentual de atendimentos realizados por convênios e particulares. Esses últimos são informações relevantes que possibilitam faturamento das clínicas e retorno financeiro mais rápido.

No entanto, manter um grande percentual de atendimentos por convênios gerará uma receita contínua e deve ser estimulado da mesma maneira que as demais consultas. Afinal, esses atendimentos devem ser mais objetivos.

Dessa forma, esses indicadores traçam um panorama sobre o diagnóstico situacional da clínica e facilitam a tomada de decisão gerencial. Nesse ponto, são avaliados os serviços urgentes, que estão ligados ao tempo, e os importantes, que estão relacionados às mudanças clínicas.

Indicadores de cancelamento: principais motivos

Os motivos para cancelamento de consultas são diversos e vão desde a substituição por uma data mais próxima em outra clínica ao desligamento do profissional médico, localização de difícil acesso até o valor pago pelo atendimento.

Nesse sentido, os gestores devem planejar modificações para atender às prioridades dos pacientes e oferecer serviços diferenciados para evitar cancelamentos de última hora. Há, também, a possibilidade de manter instruções sobre política de cancelamento para evitar recorrência desse comportamento de um mesmo paciente.

Por isso, os gestores precisam estudar quais fatores podem ser modificados e quais serão adaptados para atender aos pacientes. É importante criar horários alternativos, contratar profissionais mais experientes ou flexibilizar o valor pago por uma consulta.

Um consultório vazio tende a desequilibrar financeiramente a instituição e não atrair novos pacientes. A reputação pode cair, mesmo em clínicas de excelente qualidade, pois a percepção do paciente é de que as atividades não estão sendo executadas corretamente.

Análise dos cancelamentos: percepção do gestor

Por meio dessas análises, será possível instituir melhorias nos serviços prestados ou modificar a dinâmica dos atendimentos. Além disso, é importante considerar outros fatores, como o período de atendimento e o custo para implantação das mudanças.

Esses indicadores, somados aos demais, que avaliam a assistência prestada ao paciente, a gerência de estoque de insumos farmacêuticos e a organização das rotinas administrativas serão cruciais para o gestor.

Por isso, é importante ficar atento a essas informações e comparar com os padrões das empresas concorrentes e com o recurso econômico disponível. Assim, é possível propor alterações interessantes do ponto de vista clínico e econômico.

Outra estratégia que diminuirá os indicadores de cancelamento é a pesquisa com o paciente sobre os motivos da ausência. Desse modo, os gestores poderão apurar as principais causas e fazer as alterações pertinentes para satisfazer às necessidades do paciente.

Medidas gerenciais: entendimento do processo

Estudando os indicadores de agendamento e cancelamento de consultas, será possível traçar medidas objetivas por meio dos pontos falhos e diminuir os desafios gerenciais do cotidiano. Dentre elas, são recomendáveis:

• automatização dos processos;
• implantação de tecnologias diferenciadas de diagnóstico;
• investimento no atendimento ao paciente.

No quesito referente à automatização, conclui-se que essa ferramenta trará benefícios relacionados à organização das consultas, levantamento de dados estatísticos e percentual de absenteísmo.

Conheça os benefícios da automatização

Além disso, a automatização dos processos por meio de softwares clínicos pode ser entendida como a otimização de atividades antes realizadas de forma manual e com grande número de erros. Um exemplo disso é a marcação de consultas online.

Com o agendamento online de consultas é possível reverter consideravelmente o número de cancelamentos, pois a plataforma possibilita selecionar a data conforme a disponibilidade do paciente. Por causa disso, as chances de não comparecimento reduzirão, assim como os formulários em papel, tornando a empresa sustentável.

A implantação da telemedicina pode ser uma alternativa inovadora, pois agregará agilidade às atividades e propiciará diagnósticos mais apurados. Isso se refletirá em bons serviços para a clínica. Os pacientes ficarão satisfeitos, indicarão aos seus contatos e a demanda por consultas aumentará.

Agendamento e cancelamento de consultas são indicadores que analisam indiretamente a produtividade da clínica, auxiliam na tomada de decisões gerenciais e monitoram o nível de satisfação dos pacientes. Para tanto, é importante interpretar essas informações e tomar decisões plausíveis e objetivas para sanar esses problemas.

E você, quais são os indicadores que considera mais importante? Quais medidas serão avaliadas mediante o levantamento desses dados? Ainda tem dúvidas em relação a esse universo? Então, curta nossa página no Facebook e fique por dentro das novidades!