Otimizar o agendamento de pacientes é uma tarefa fundamental para toda instituição de saúde. Essa ação, além desse ser o primeiro contato que a pessoa faz com a clínica, vai definir quanto tempo ela terá que esperar na recepção até ser atendida.

Vale lembrar que melhorias na marcação de consultas também são benéficas para o trabalho de todos os profissionais do estabelecimento. Como resultado, é possível elevar o nível de qualidade do atendimento prestado de forma integral e a satisfação dos pacientes.

Outro ponto é que o agendamento eficiente faz parte das metas estabelecidas no planejamento estratégico e evita glosas médicas ou erros de atendimento ao paciente, entre outras questões. Precisa de dicas para otimizar o agendamento na sua clínica? Separamos 7 para você. Continue a leitura e confira!

1. Conte com um software online para marcar as consultas

Utilizar um software com agenda online é uma das melhores formas para otimizar o agendamento de pacientes na sua clínica. Essa ferramenta, que facilita todo o processo de encontrar horários vagos, mostra como a marcação de consultas realizada apenas pelo telefone já é algo ultrapassado.

Por meio de um software online, o paciente pode agendar consultas a partir de qualquer lugar, via smartphone, tablet ou computador. É tudo bem prático e fácil! Além disso, o profissional tem acesso à plataforma, o que permite que ele se organize quantos às consultas e aos locais de atendimento (caso trabalhe em mais de uma instituição).

2. Defina um tempo médio para as consultas

Um dos principais motivos para os atrasos nas clínicas e nos estabelecimentos de saúde é a variação no tempo de atendimento dos pacientes. Enquanto algumas pessoas permanecem longos períodos dentro do consultório, outras ficam por pouco minutos.

Definir quantos minutos deve durar cada consulta e manter o controle sobre a situação, cuidando para que o atendimento não extrapole os limites estipulados, é indispensável para que a agenda funcione como planejado.

Deixar um paciente esperando na recepção por muito tempo é uma das causas para que ele não volte a procurar o profissional.  Isso gera impaciência e reclamação com outros conhecidos, influenciando significativamente a entrada de novos pacientes

Portanto, separe um dia para verificar quanto tempo dura cada consulta e faça uma média, que deve ser usada como intervalo entre cada horário disponível na agenda. Não se esqueça de pensar em alguns minutos a mais, para que os profissionais possam ir ao banheiro ou organizar o consultório, por exemplo.

3. Integre as agendas dos profissionais da clínica

Se a sua clínica tem mais de um profissional para cada especialidade, integrar a agenda deles pode ser uma boa ideia. Assim, o gestor terá um panorama sobre os dias e horários mais procurados — ou os profissionais menos requisitados.

Com essa medida, é possível prevenir a sobrecarga sobre um deles, equilibrando a agenda de forma que todos tenham uma média de consultas diárias semelhante. Isso também evita que o paciente precise aguardar por semanas ou até meses até ser atendido.

Há inclusive a possibilidade de fazer o remanejamento dos atendimentos, encaminhando os indivíduos para conhecer outros profissionais quanto o médico requisitado não estiver disponível por períodos prolongados.

4. Confirme as consultas previamente

O não comparecimento às consultas médicas é um dos problemas com os quais as instituições da saúde precisam lidar. Muitas vezes, os pacientes acabam se esquecendo da data agendada, principalmente quando ela foi marcada para um dia muito distante.

Por isso, ter um sistema de confirmação de consultas, como um software que envia e-mail ou SMS, é uma ótima maneira de evitar que horários da agenda sejam perdidos ou não possam ser abertos para outros pacientes.

Também é possível fazer a confirmação prévia por ligações telefônicas. Para tanto, é aconselhável verificar com o paciente a melhor forma de se comunicar com ele na hora de repassar avisos ou informações relevantes.

5. Adote uma lista de espera digital

Estabelecer uma lista de espera digital é uma proposta interessante, que foi idealizada nos softwares de gestão. É possível completar a agenda do profissional de saúde mediante o interesse do paciente e o horário disponível. O resultado é visto com o aumento da:

  • produtividade;
  • ocupação de horários menos preferenciais;
  • satisfação do paciente que estava agendado em muitos meses para frente do dia atual, devido à grande procura.

Além disso, a lista de espera digital é um excelente indicador para monitorar os profissionais que são mais requisitados. Com esse recurso, torna-se viável conceder benefícios significativos e ampliar o horário da prestação de serviços.

6. Estabeleça um tempo médio para cada atendimento

Destinar um tempo médio para cada atendimento é um desafio constante, pois exige destreza e habilidade do médico em lidar com os diversos tipos de paciente, além de objetividade para orientá-los da melhor maneira possível.

Configurando o valor pago por consulta pelas operadoras dos planos de saúde, não se deve ultrapassar o tempo determinado. Assim, não haverá aumento de custos ou insatisfação dos pacientes.

É interessante estabelecer um tempo médio considerando a complexidade da especialidade médica e os tipos de exame que serão discutidos com o profissional durante a visita de retorno, entre outras possibilidades.

Todavia, é possível esclarecer previamente na recepção como será conduzida a primeira consulta e qual é o tempo médio para os atendimentos de retorno, com o intuito de conscientizar o público-alvo.

7. Integre os profissionais da clínica

Para aperfeiçoar o agendamento de pacientes, é interessante integrar os atendimentos de todos os profissionais da clínica em um único dia. Esse processo facilita o deslocamento do indivíduo, deixando-o mais satisfeito com o serviço prestado.

Isso porque a marcação de profissionais em dias diferentes dificulta a adesão e aumenta o absenteísmo, o que não é desejável por um gestor que almeja promover serviços de qualidade.

Além disso, a integração dos profissionais da clínica contribuirá para um atendimento holístico, abarcando todas as demandas e acompanhando os cuidados de forma efetiva no prognóstico do paciente.

O agendamento de pacientes é o primeiro passo para oferecer uma experiência diferenciada nas instituições de saúde. As ferramentas utilizadas na otimização desse processo devem ser implantadas, monitoradas e readequadas conforme os indicadores propostos e os investimentos financeiros dos gestores.

Nesse sentido, utilizar um software é uma das melhores opções para aperfeiçoar o agendamento de pacientes. Já pensou em contratar um sistema do tipo para sua clínica?

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