Entenda o planejamento estratégico situacional na saúde

O planejamento estratégico situacional é uma ferramenta que pode ser aplicada no dia a dia de qualquer pessoa, nas mais diferentes situações: nas férias, nos estudos, no trabalho e na conciliação de todas essas tarefas. Por isso, é de se imaginar que essa elaboração na área da saúde, que apresenta uma operação complexa e com um grande número de pessoas, exija mais detalhamento do que uma versão comum.

O método tem ganhado cada vez mais adeptos nas empresas e instituições no mundo moderno. É uma ferramenta gerencial muito utilizada nas grandes corporações, com o objetivo de melhorar as atividades existentes e almejar novos horizontes empresariais.

Sua aplicação na área de saúde é bastante interessante, pois concilia as etapas administrativas com a importância de garantir uma assistência adequada e humanizada ao paciente atendido, vertentes complexas para uma instituição.

Quer entender como elaborar um planejamento estratégico situacional? Continue a leitura do post e entenda o que é e como implementá-lo no dia a dia das instituições de saúde.

Afinal, o que é o planejamento estratégico situacional?

Trata-se da organização de atividades gerenciais com base no diagnóstico daquele momento. Para tanto, os gestores devem nortear suas atividades analisando os pontos fortes e fracos da instituição de saúde.

Os pontos fortes representam os serviços de referência em saúde, aqueles com alta demanda e produtividade, geralmente com os melhores resultados clínicos, humanísticos e econômicos. Já os pontos fracos são aqueles que necessitam de mudanças operacionais ou readequação dos serviços para atender um público específico.

Pensando nisso, é possível identificar as oportunidades de crescimento conforme o cenário externo e as fraquezas que foram levantadas segundo um comparativo com os serviços ofertados pelas empresas concorrentes. Diferentemente do modelo tradicional, esse planejamento só termina quando uma ação acontece ou um problema é resolvido.

O método foi criado na década de 1970 pelo economista chileno Carlos Matus. O pesquisador não considera o futuro ou os resultados como certos. Pelo contrário, a realidade precisa ser constantemente acompanhada e reorientada. Ou seja, quando ocorre uma mudança, o plano precisa ser ajustado.

Nesse contexto, em serviços de saúde em que existe uma demanda oscilante, as rotinas são complexas e muitas vezes essas estão relacionadas diretamente com a vida do paciente, torna-se crucial que o gestor esteja sempre atento às normas de segurança.

Ao passo que tecnologias mais efetivas, profissionais eficientes e capacitação contínua são opções a serem ajustadas constantemente para oferecer a assistência adequada ao perfil do paciente.

Quais são as vantagens desse planejamento?

O principal benefício para as empresas que implantam essa ferramenta é a organização das atividades e as mudanças de acordo com a urgência em implantá-las. Após a identificação dos pontos mencionados, os gestores devem definir um cronograma de mudanças.

Para tanto, devem ser considerados também os recursos financeiros despendidos e a adequação às exigências sanitárias. Essa programação permite a distribuição dos recursos, a análise das mudanças já implantadas e a reorientação de novas atividades.

Outro ponto fundamental nesse processo é a classificação das atividades em urgentes e importantes. A primeira se refere ao tempo para executá-la enquanto as tarefas importantes estão relacionada a valor agregado.

A partir da classificação das atividades, da conscientização da equipe e da seleção dos melhores indicadores é impossível traçar as metas para reorganização ou adequação perante aos órgãos fiscalizadores.

Além disso, os gestores terão uma visão das ações em andamento para alçar novos rumos a partir dos indicadores mensurados. Com a avaliação das tarefas em processo, é possível direcioná-las às propostas efetivas e melhorar o desempenho dos indicadores numa área em constante transformação, como a saúde.

Como ele pode ser aplicado?

O planejamento estratégico deve ser idealizado com base em quatro etapas: programação, desenvolvimento, controle e avaliação que formam um ciclo ininterrupto.

O primeiro já foi definido nos tópicos anteriores e serve como um norteador das próximas etapas. O segundo é a implantação, propriamente dita, e o controle é a quantificação da efetividade por meio de indicadores predefinidos.

Assim, se a tarefa inicial foi a inserção de alguns softwares para instituições de saúde, os indicadores estarão relacionados ao tempo para a realização de um atendimento informatizado, a quantificação de consultas realizadas, o nível de produtividade da instituição etc.

Também devem ser avaliados alguns fatores, tais como o número insuficiente de colaboradores para realizar o serviço, grau de obsolescência do maquinário, porcentagem elevada de glosas médicas, assim como outros que precisem ser alterados após o andamento das tarefas.

A etapa de avaliação consiste na obtenção do parecer final sobre a efetividade da rotina implantada. Se a análise for positiva, a rotina será estabelecida e, se for negativa, sua proposta de implantação precisará ser refeita.

Ressalta-se que o planejamento estratégico situacional deve ser aplicado após a inserção ou eliminação de alguns serviços além da alteração na atual conjuntura determinada pela administração do setor.

No que ele difere do planejamento tradicional?

Um plano tradicional costuma ser bem mais genérico, com aplicação limitada a normas e recomendações. Assim, as novas situações apenas se adequam ao plano, não o alterando em sua essência.

Já o planejamento estratégico situacional é elaborado de maneira aberta, sendo concluído apenas quando as situações ocorrem. As decisões são tomadas no momento em que elas são necessárias. O diagnóstico, geralmente realizado no método tradicional, é substituído pela apreciação, realizada de modo contínuo ao longo das ações.

Para a saúde, essa flexibilidade na resolução de problemas pode ser decisiva, tendo em vista a urgência de diversas situações. Vale lembrar o quanto novos problemas surgem a cada dia nos hospitais e clínicas e como um planejamento muito fechado e engessado poderia comprometer bons resultados.

Quais são os momentos do planejamento situacional?

Matus propôs quatro momentos distintos para o planejamento estratégico situacional. São eles:

Momento explicativo

Corresponde à etapa de diagnóstico no modelo tradicional. Nele, se identifica, escolhe e prioriza os problemas, selecionado as causas prováveis. A principal diferença é que ele considera não apenas as avaliações do próprio planejador, mas também os indicadores, os levantamentos, as estimativas, as pesquisas e a opinião de uma equipe técnica.

Pode-se inferir que nesse momento a explanação para a toda a equipe é fundamental de modo a conscientizá-la em prol dessa estratégia, delegando as principais atividades e recorrendo a especialistas sempre que necessário uma nova abordagem no serviço.

Isso é fundamental para a área da saúde, em que os resultados dependem da avaliação de dados confiáveis. Nesse sentido, a utilização de softwares eficientes, a utilização de plataformas para imagens médicas, a alimentação adequada do sistema e o uso de marcadores epidemiológicos externos podem otimizar esse processo.

Momento normativo

Depois de entender a situação, nesse momento deve-se considerar como será a nova realidade e como alterá-la. É quando se traçam objetivos e metas, que não devem restringir a ação na resolução dos problemas, ou seja, é momento em que são quantificados todos os recursos necessários para a implantação do plano.

Também é interessante que nesse momento se estabeleçam os prazos para realização das tarefas e quão dependentes elas estão umas com as outras, de forma que o comprometimento de um será determinante para continuidade da tarefa do outro.

Momento estratégico

É nesse momento que se pesam os prós e contras da implantação do plano. Devem ser analisados todos os dados referentes à tecnologia necessária, os fatores políticos e econômicos e os possíveis desdobramentos. Avalia-se, aqui, a disponibilidade de todos os recursos, bem como as implicações políticas e outras contrariedades que podem comprometer o sucesso da operação.

Nesse contexto é preciso considerar a viabilidade para implantação das tarefas, podendo redefinir algumas propostas, conforme o momento externo atual, principalmente relacionado a posição das demais concorrentes.

Momento tático operacional

Nesse momento, acontece a implantação do plano em si, no qual as ações são monitoradas e avaliadas continuamente, desde a execução dos trabalhos até a supervisão e o acompanhamento dos resultados. Para Matus, o plano só é finalizado no momento da ação, pois, assim, é possível comprovar os resultados esperados ou realizar mudanças, caso necessário.

Sendo assim, os resultados mostraram a efetividade das ações ou as não conformidades, situações que deverão ser revistas para evitar erros recorrentes, desperdícios de recursos e trabalho exaustivo.

Quais são as consequências desse método?

O planejamento estratégico situacional na saúde mostra um panorama das atividades atuais, facilita a tomada de decisão e avalia constantemente os recursos financeiros empregados em prol de melhorias.

Dessa forma, controla as principais variáveis em saúde, aponta falhas nas rotinas, reestrutura algumas atividades e facilita o gerenciamento de processos e insumos farmacêuticos, de modo a manter a sustentabilidade econômica da empresa.

Além disso, possibilita que o gestor adquira mais experiência nesse negócio que pode ser financeiramente vantajoso ou necessitar de mudanças gradativas para melhorar a assistência clínica ou se readequar conforme os parâmetros dos órgãos fiscalizadores.

Os resultados indiretos mencionados anteriormente podem ser analisados facilmente, contudo, a melhoria da assistência e a percepção positiva do paciente com as mudanças são desfechos fundamentais para manter as atividades no formato desejável.

Nesse caso, algoritmos para mensurar o grau de satisfação do paciente com o atendimento médico, avaliação das tecnologias usadas para diagnóstico e terapêutica e relação clínica estabelecida podem contribuir para manter ou aperfeiçoar a rotina já existente.

O planejamento estratégico situacional na saúde é uma ferramenta importante para garantir a sustentabilidade das empresas. Inicialmente, é feito um levantamento dos pontos fortes e fracos da empresa e depois são elaboradas as atividades, conforme a necessidade e a urgência. Durante o andamento das tarefas, são mensurados indicadores que tornarão possíveis as avaliações positivas ou negativas dessa empreitada.

E você, já implantou o planejamento estratégico situacional na sua empresa de saúde? Já obteve resultados animadores? Precisa de mais informações? Então, entre em contato conosco e saiba mais sobre esse processo!