Workflow: o que é e como aplicar na área da saúde

Você sabe o que é workflow? Sabe como ele funciona e para que é utilizado? Traduzindo livremente para o português, a palavra workflow significa “fluxo de trabalho”. Assim, estamos falando de um passo a passo que deve ser seguido para que os processos da clínica sejam otimizados.

Como funciona o workflow?

É preciso definir uma equipe estratégica que será responsável por estabelecer regras e procedimentos. A partir daí, todos os colaboradores envolvidos nos processos deverão conhecer essa sequência. Para que o fluxo seja eficaz, é necessário que haja uma sincronia entre os membros da equipe. O workflow se propõe a oferecer um fluxo produtivo perfeito, como a engrenagem de um relógio.

E, para que esse processo aconteça da melhor forma possível, a tecnologia torna-se uma parceira indispensável. É através dela que se avisa a um membro do fluxo que está executando uma ação incorreta. Isso evita que um erro cometido em algum momento, faça com que os próximos passos também fiquem errados e gerem graves consequências.

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Quais as vantagens do workflow?

Maior produtividade

Quando já existe uma sequência de ações que deve ser executada pela equipe, todas as demandas conseguem ser resolvidas de maneira mais rápida, aumentando assim a produtividade da clínica e, consequentemente os bons resultados.

O fato de se usar processos automatizados no workflow gera muito mais eficiência para o trabalho, reduz a quantidade de erros e permite correções imediatas. Processos realizados de forma manual costumam apresentar mais falhas.

Melhora o atendimento

Uma das maiores reclamações dos pacientes está justamente na demora para o atendimento ou também para conseguir marcar uma consulta.

Como o workflow oferece mais rapidez para a realização dos processos da clínica, o tempo de espera diminui. Isso acaba refletindo numa maior satisfação dos pacientes com o atendimento que o estabelecimento oferece.

Aperfeiçoa a comunicação

Uma palavra no e-mail escrita de forma errada ou uma palavra que não foi entendida corretamente na hora da conversa pode gerar uma série de transtornos para a clínica e prejudicar não apenas a produtividade como também o paciente.

Como o workflow oferece padronização no fluxo de trabalho, os erros na comunicação são minimizados. Com a sequência de procedimentos já determinada, fica muito mais fácil realizar todas as etapas da maneira correta sem ter que depender da aprovação de alguém.

Como utilizar o workflow na sua clínica

O uso das ferramentas de workflow é essencial para o setor da saúde, especialmente para aqueles setores mais complexos e de maior demanda, como o de agendamento ou exames. Com um melhor controle de fluxo é possível evitar diversos erros.

Veja como utilizar o workflow a seu favor:

Agendamento online

O agendamento online é uma tecnologia que ajuda muito os pacientes facilitando a marcação de consultas, que podem ser feitas em qualquer hora do dia e em qualquer dia da semana. Isso aumenta a satisfação deles com a sua clínica.

Como consequência, o agendamento online também traz um grande benefício para as clínicas que passarão a ter mais pacientes satisfeitos.

Gestão da agenda médica

agenda do profissional precisa ser gerida de forma minuciosa, já que, qualquer pequeno erro, pode prejudicar o andamento do dia inteiro, atrasando consultas e prejudicando o atendimento. Com uma sequência de passos predeterminada fica mais fácil não esquecer nenhum detalhe e ter um dia mais tranquilo.

Gestão financeira

Assim como qualquer outro empreendimento, a clínica precisa de uma gestão financeira eficaz. É preciso identificar onde estão os gargalos e quais os gastos que podem ser reduzidos ou cortados.

Analisar todas as despesas, os custos e os lucros obtidos costuma ser uma tarefa complexa, especialmente se estamos falando de uma clínica com muitos funcionários. Portanto, melhorar o fluxo de trabalho nesse setor é altamente necessário.

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