Retrabalho: como evitar o vilão de consultórios médicos?

Tempo é dinheiro. Essa frase já é velha conhecida de todos e nunca se tornou tão verdadeira como nos dias de hoje. Assim como tantos outros estabelecimentos, os consultórios médicos sofrem com um grande problema: o retrabalho, ou seja, fazer um determinado processo novamente.

O retrabalho consome o tempo dos funcionários, além de causar desmotivação e estresse. Por causa de todos esses possíveis problemas, resolvemos dar algumas dicas de como evitar que eles aconteçam dentro do seu consultório, melhorando, assim, a produtividade. Vamos lá?

1. Automatize

Informações e ações que são administradas de forma manual costumam apresentar grandes erros. Prazos perdidos, por exemplo, são muito comuns. Vamos supor que o seu consultório sempre envie um e-mail para um paciente, avisando-o da consulta no dia seguinte.

Se isso for feito por algum funcionário, ele pode esquecer de enviar, mas se essa ação passa a ser automatizada, acabaram-se os problemas.

Outra forma de ajuda proveniente da automatização de processos é quando há várias pessoas para fazer um mesmo serviço. Quando há muitos colaboradores envolvidos em uma única tarefa, como na gestão da clínica, a chance de erros é muito maior. Dessa forma, investir em automatização é uma boa solução para minimizar falhas.

Leia também: Como automatizar processos em clínicas médicas

2. Faça um planejamento

O planejamento já faz parte das nossas vidas e é extremamente necessário, principalmente no trabalho. Estabeleça um plano de ação e direcione as tarefas para os funcionários, traçando metas e estratégias. Você precisa saber quando e como uma ação deve ser realizada.

Faça reuniões com os membros da sua clínica e crie uma ampla e saudável rede de comunicação entre eles. Assim, o planejamento traçado seguirá seu fluxo com muito mais facilidade, evitando o retrabalho.

3. Crie a sua checklist

Não quer esquecer nada? Fazer tudo sem pular etapas? As checklists são as maiores aliadas quando o assunto é combater o retrabalho. É como ter uma receita de bolo sempre ao lado para que não aconteça de ignorar ingredientes necessários para alcançar o objetivo.

As checklists também são importantíssimas para que a equipe determine as prioridades daquele dia. Há algum exame que deva ser marcado com urgência? Pacientes para entrar em contato em horários determinados? Então, direcione o seu tempo para as tarefas mais urgentes.

4. Esteja atento aos prazos

Perder prazos é um estresse que, se você for pensar bem, é completamente evitável e desnecessário. Tem uma frase que nunca sairá de moda: não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje.

Precisa de algo para o seu consultório? Fazer marcação de exames? Entregar resultados? Faça tudo com antecedência. Assim, o prazo nunca será perdido, e você fica livre de problemas.

5. Invista em tecnologia

Sem dúvida alguma, o avanço da tecnologia veio para melhorar a vida das pessoas e das empresas. Um dos recursos que pode e deve ser utilizado dentro dos consultórios médicos é uma ferramenta de gestão.

Isso permite que você se preocupe menos com a parte administrativa e consiga focar mais em aprimorar-se como profissional. Uma ferramenta que consegue oferecer isso é o Sistema RIS. Uma das muitas vantagens dele é permitir que os seus pacientes marquem as consultas de forma online, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso facilitaria o seu dia a dia e, certamente, evitaria falhas que ocasionam retrabalho.

6. Melhore a comunicação com a equipe

Comunicação é uma parte essencial para qualquer empresa, inclusive consultórios médicos. Se uma informação é passada de forma errada ou não é bem compreendida, todo o trabalho sairá da forma incorreta, e a consequência disso é o retrabalho. Uma grande perda de tempo para desfazer o que já está feito e refazer da maneira certa gera menor produtividade.

Uma solução que pode ser útil é passar informações na forma de documentos, sejam eles anexados no mural da empresa, por meio de e-mails, mensagens de celular ou qualquer outra forma escrita que for mais prática, eficiente e eficaz para todos. Ter uma informação documentada é de grande ajuda para esclarecimentos futuros.

Antes de enviar qualquer tipo de dado, realize uma revisão, que deve ser feita em outro momento se o e-mail contiver um grande texto. Confira se os documentos necessários foram anexados. Apenas isso já consegue evitar muitos prejuízos.

Dê liberdade aos funcionários para que eles possam fazer perguntas, das mais simples até as mais complexas, em uma reunião de trabalho ou no dia a dia. Faça com que eles sintam-se seguros para questionar algo sobre suas tarefas a qualquer superior.

7. Delegue funções para evitar o retrabalho

Muitas atribuições para um só funcionário acabam sobrecarregando-o, o que pode gerar uma série de erros, além de problemas emocionais, como o estresse e a ansiedade. Nesses casos, delegar funções é o mais sensato.

Faça uma reunião com os seus funcionários e descubra qual deles está mais capacitado para exercer uma daquelas funções. Desta forma, fica mais fácil de realizar todas as tarefas da empresa com menor chance de erros e retrabalho.

8. Tenha profissionais na função mais adequada

Um funcionário acabou de entrar na equipe e já cometeu diversos erros, acarretando custos de tempo e financeiros para o consultório. Em vez de demiti-lo, já pensou que ele pode ser muito útil em outra função e ser até mais produtivo do que funcionários mais antigos?

Identificar em que setor da empresa o empregado melhor se encaixa é uma ótima maneira de reduzir os erros ao realizar um determinado processo. Fazer essa análise e realizar mudanças do tipo podem ser ações muito vantajosas.

9. Faça treinamentos

Investir na sua equipe é o mesmo que investir no seu consultório. Se os seus funcionários conseguem realizar bem as funções que exercem, todos têm a ganhar. Com mais treinamento, os erros e o retrabalho diminuem progressivamente, o que melhora a produtividade. Tudo isso traz vantagens para o funcionamento da clínica.

Além do mais, o funcionário se sente mais valorizado, já que percebe o fato de a clínica estar investindo nele e em seu conhecimento. Isso faz com que ele trabalhe melhor, com mais confiança e se sentindo parte do consultório.

Gostou das nossas dicas? Agora que você já sabe como evitar o retrabalho, que tal ficar por dentro das técnicas para aumentar a produtividade em clínicas?